In jedem Hotel sollte auch die Sicherheit der vertraulichen Daten oberste Priorität haben. In der hoteleigenen Software finden sich Adressen, Kreditkartennummern und Namen, die absolut vertraulich behandelt werden müssen, da es bei fremden Zugriffen hier zu erheblichen Schäden kommen kann. Dabei ist man vor allem auf die Sicherheit der Software angewiesen, die Hackern jeden Zutritt verweigern muss. Ein nicht immer leichtes Unterfangen, wie sich immer wieder zeigt.
In der Regel muss es in jedem Hotel zu jeder Tages- und Nachtzeit schnell gehen – der Kunde ist schließlich König und hat Besseres zu tun, als am Telefon oder beim Check-in aufgrund einer langen Bearbeitungszeit zu warten. Eine gute Hotelsoftware muss daher ebenfalls immer schnell und zuverlässig funktionieren. Außerdem muss sie von jedem unkompliziert und problemlos zu bedienen sein – auch neue Mitarbeiter müssen sich umgehend mit ihr vertraut machen können, ohne eine lange Eingewöhnungsphase einzufordern. Die Software sollte zudem funktional, praxisnah und auch benutzerfreundlich sein.
In Zeiten des Internets sollte es weltweit möglich sein, sofort und unkompliziert das gewünschte Hotel zu buchen. Auch Informationen müssen immer für jeden zur Verfügung stehen, schließlich bucht niemand ein Hotel, über das er keine Informationen findet. Eine eigene Homepage ist daher unumgänglich.
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Die Benutzersysteme in Hotels
Das Benutzersystem, auf das alle Mitarbeiter des Hotels zugreifen müssen, sollte schnell sein und auch keine langen Ladezeiten benötigen. Der Belegungsplan der Gäste muss immer funktionieren, um Doppelbelegungen zu vermeiden. Außerdem sollte es möglich sein, Wünsche von jedem Gast separat festzuhalten, um stets einen noch besseren Service zu garantieren. Auch An- und Abreiselisten sollten heutzutage online geführt werden können.
Um sich besser an seine Stammkunden zu erinnern, muss es zudem die Möglichkeit geben, Visitenkarten der Gäste in das System einzuspeisen.
Hotelsoftware für das Online-Banking und Rechnungsstellung
Auch das Online-Banking ist für jedes Hotel unumgänglich. Eine gute Verknüpfung ist daher ein Muss. Auch Rechnungen sollen leicht und schnell erstellt werden können. Und da moderne und klar strukturierte Abläufe in der Regel ebenfalls selbstverständlich sind, sollte auch ein technischer Support zu jeder Zeit rasch verfügbar sein. Kurz: Eine gute Software soll Probleme abnehmen und keine machen. Sie muss einen klaren Überblick verschaffen und sollte strukturiert und einfach bedienbar sein.
Die Hotelsoftware von HS/3 beispielsweise bietet all diese Funktionen in einem System und kann Hotelunternehmen durchaus empfohlen werden.
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